완성된 보고서, 다른 사람에게 공유하고 PDF로 내보내는 방법

몇 시간에 걸쳐 공들여 만든 루커 스튜디오 보고서, 이제 나만 볼 수는 없겠죠? 보고서의 진짜 가치는 다른 사람에게 공유되어 비즈니스 의사결정에 도움을 주거나, 팀원들과 성과를 함께 논의할 때 비로소 완성돼요.

루커 스튜디오는 이렇게 완성된 보고서를 다른 사람에게 전달하는 두 가지 핵심적인 방법을 제공해요. 하나는 언제나 최신 데이터가 반영되는 ‘실시간 링크’로 공유하는 방법이고, 다른 하나는 특정 시점의 데이터를 ‘고정된 파일’로 만들어서 보내는 PDF 내보내기 방법입니다.

오늘은 이 두 가지 공유 방법이 각각 언제 필요하고, 또 어떻게 설정해야 하는지 그 모든 과정을 아주 자세하게 알려드릴게요!

1. 공유 방법 정하기: 살아있는 링크 vs 고정된 파일

본격적인 방법을 알아보기 전에, 이 두 가지 방식의 차이점을 명확히 이해하는 것이 정말 중요해요. 어떤 상황에 어떤 방식을 써야 할지 결정하는 기준이 되거든요.

• 링크로 공유하기 (실시간 보고서)

이건 보고서로 통하는 ‘문’을 열어주는 것과 같아요. 이 링크를 가진 사람은 언제 접속하더라도 항상 최신 데이터가 반영된 보고서를 볼 수 있어요. 팀원들처럼 계속해서 데이터 변화를 함께 추적해야 하는 내부 사람들과 공유할 때 가장 이상적인 방법입니다.

• PDF로 내보내기 (스냅샷 보고서)

이건 특정 순간의 보고서 화면을 사진 찍어서 파일로 만드는 것과 같아요. 한번 만들어진 PDF 파일의 내용은 절대 바뀌지 않아요. 주간 보고서처럼 특정 시점의 성과를 기록해서 제출하거나, 인쇄해서 회의 자료로 사용하고 싶을 때, 혹은 노션을 사용하지 않는 외부 파트셔에게 전달할 때 적합한 방법입니다.

2. 가장 스마트한 방법, ‘링크’로 실시간 공유하기

팀원들과 함께 사용할 대시보드라면 링크 공유가 최고의 선택이에요.

1. 공유 버튼 찾기

보고서 편집 화면 오른쪽 맨 위에 있는 파란색 ‘공유(Share)’ 버튼을 눌러주세요. 그럼 공유 설정을 할 수 있는 팝업창이 나타납니다.

2. 접근 권한 설정하기 (가장 중요해요!)

여기서 누가, 어디까지 이 보고서를 볼 수 있는지 정하게 돼요. 크게 두 가지 방식이 있습니다.

• 사용자 및 그룹 추가: 특정 사람의 구글 이메일 주소를 직접 입력해서 초대하는 방식이에요. 초대할 때 ‘뷰어(Viewer)’ 권한을 주면 그 사람은 오직 보고서를 보기만 할 수 있고, ‘편집자(Editor)’ 권한을 주면 보고서의 내용을 수정할 수도 있어요. 보안이 중요한 보고서라면 이 방법을 사용하는 것이 좋습니다.

• 링크 설정: 이게 우리가 주로 사용할 기능이에요. 불특정 다수에게 링크를 통해 공유할 때의 접근 수준을 정해요.

• 제한됨(Restricted): 위에서 이메일로 직접 초대한 사람만 링크를 통해 접근할 수 있어요. 가장 보안이 높은 설정입니다.

• 제한되지 않음(Unlisted): (가장 많이 사용) 링크 주소를 아는 사람은 누구나 로그인 없이 보고서를 볼 수 있어요. 팀 내부 대시보드나 일반적인 성과 보고서를 공유할 때 가장 편리하고 적절한 설정입니다.

• 공개(Public): 링크를 아는 사람은 물론, 구글 검색을 통해서도 이 보고서를 찾을 수 있게 돼요. 포트폴리오처럼 완전히 공개할 목적이 아니라면 이 옵션은 사용하지 않는 것이 좋습니다.

3. 링크 복사해서 전달하기

‘제한되지 않음’으로 설정한 뒤, 오른쪽 위에 있는 ‘링크 복사’ 버튼을 눌러서 팀 메신저나 이메일에 붙여넣기만 하면 공유가 끝나요.

3. 공식적인 보고를 위한 ‘PDF’로 내보내기

주간 회의 자료나 공식적인 제출이 필요할 땐 PDF 내보내기 기능을 사용해야 해요.

1. 다운로드 메뉴 찾기

링크 공유할 때 눌렀던 오른쪽 위 ‘공유(Share)’ 버튼 옆에 있는 아래쪽 화살표(▼)를 눌러주세요. 그럼 숨겨진 메뉴가 나타나는데, 여기서 ‘보고서 다운로드’를 선택하면 됩니다.

2. PDF 내보내기 옵션 설정하기

다운로드를 누르면 PDF를 어떻게 만들지 정하는 팝업창이 떠요. 여기서 몇 가지 유용한 옵션을 설정할 수 있습니다.

• 모든 페이지 / 선택한 페이지만: 보고서가 여러 페이지로 구성되어 있을 때, 전체를 다 받을지 지금 보고 있는 페이지만 받을지 정할 수 있어요.

• 보고서에 다시 연결되는 링크 추가: PDF 파일 아래쪽에 ‘이 보고서를 루커 스튜디오에서 열기’ 같은 링크를 추가해주는 아주 유용한 기능이에요. PDF를 보던 사람이 원본 실시간 데이터가 궁금할 때 바로 찾아올 수 있도록 길을 열어주는 셈이죠.

• 비밀번호로 리포트 보호하기: 민감한 데이터가 담긴 보고서라면, 이 옵션을 체크해서 PDF 파일을 열 때 암호를 입력하도록 만들 수 있어요. 파일을 전달할 때 암호는 따로 알려주는 방식으로 보안을 강화할 수 있습니다.

3. 다운로드 및 저장하기

모든 설정을 마친 뒤 ‘다운로드’ 버튼을 누르고 잠시 기다리면, 잘 만들어진 PDF 파일이 내 컴퓨터에 저장될 거예요.

4. 보너스 팁: 정기적으로 보고서 이메일 발송 예약하기

매주 월요일 아침 9시마다 팀원 전체에게 주간 성과 보고서를 보내야 한다면, 이 과정 자체를 자동화할 수도 있어요.

• 이메일 예약 메뉴 찾기

‘보고서 다운로드’를 선택했던 ‘공유’ 버튼 옆 화살표(▼) 메뉴에서, 이번에는 ‘이메일 전송 예약’을 선택하세요.

• 예약 설정하기
• 받는사람: 보고서를 받을 사람들의 이메일 주소를 입력해요.
• 맞춤설정: 이메일의 제목과 본문 내용을 원하는 대로 수정할 수 있어요.
• 시작 시간 및 반복: ‘매주 월요일 오전 9시’처럼, 보고서를 언제 어떤 주기로 보낼지 상세하게 설정할 수 있습니다.

이 기능을 한번 설정해두면, 더 이상 매주 같은 시간에 보고서를 보내는 반복적인 일을 신경 쓸 필요가 없어져요. 루커 스튜디오가 알아서 정해진 시간에 최신 데이터로 업데이트된 보고서 PDF를 첨부해서 이메일을 보내줄 테니까요.

보고서를 잘 만드는 것만큼이나, 만든 보고서를 올바른 방법으로 공유하고 활용하는 것도 중요해요. 오늘 배운 내용을 바탕으로 여러분의 소중한 분석 결과를 더 많은 사람들과 효과적으로 나눠보세요 :)